Tjek kunder ind, ret bookinger og blokér tid direkte fra kalenderen

Det meste af en arbejdsdag foregår i kalenderen. En kunde kommer ind ad døren. En studsning bliver til klip og farve. En kollega har brug for fri i næste uge. Denne opdatering handler om de øjeblikke.

Tjek kunder ind fra kalenderen

Når en kunde kommer, så tryk på kundens booking i Calendar og derefter på Check in. Panelet viser derefter Checked in og klokkeslættet. Undo check-in fjerner et forkert tryk.

Kalenderen viser nu, hvem der er kommet. I Day-visningen står der et lille flueben foran tid og navn, og Week-visningen viser Checked in på bookingen. De samme knapper findes i kortet Actions, når du åbner bookingen med Full details.

At tjekke ind noterer kun klokkeslættet. Det ændrer ikke status, sender ingen mail til kunden og rører ikke et depositum. Trykker to personer på knappen, er det det første tidspunkt, der gælder. Det virker på afventende, bekræftede og gennemførte bookinger, men ikke på aflyste bookinger eller udeblivelser.

Ret en booking, efter den er lavet

Planer ændrer sig, når kunden først sidder i stolen. En massage trækker ud, eller I aftaler en ny pris på dagen. Åbn bookingen med Full details, og tryk på Edit booking i kortet Actions. Du kan ændre:

• Service. Ydelsen tager sin egen længde og pris med, den samme pris som en ny booking ville få.
• Length (minutes). Formularen viser det nye sluttidspunkt.
• Service price. Prisen før en eventuel rabat, uden tilvalg.

Starttidspunktet, personen og kunden bliver, hvor de er. Vil du flytte en booking, så brug Reschedule.

Tilvalg bliver på regningen. En rabat i procent bliver regnet ud igen på den nye pris, og et fast beløb i rabat forbliver det samme. Du ser den nye total, før du gemmer, og den kan aldrig komme under det, kunden allerede har betalt.

Løber ændringen ind i personens næste booking, blokeret tid, en pause eller lukketid, får du først en advarsel. Tryk på Save anyway, hvis det er i orden. Et lokale eller et bord er en anden sag. Har en anden booking det allerede på det tidspunkt, bliver ændringen afvist.

Hver ændring tilføjer en linje i bookingens Internal notes om, hvad der blev ændret, og hvem der gjorde det. En forbundet Google Calendar bliver også opdateret. Kunden får ingen mail, så sig det til kunden, hvis prisen er ændret.

Edit booking findes på afventende og bekræftede bookinger, men ikke mens et depositum stadig er ved at blive betalt online. For at taste en pris selv skal en rolle også have tilladelsen Refund orders.

Blokér en hel periode på én gang

Kortet Blocked times under kalenderen har nu en First day og en Last day. Vælg Who (én person eller Everyone), og tryk på Block time.

• Sæt flueben ved All day for at blokere hele dage, fra midnat til midnat, i virksomhedens tidszone.
• Eller udfyld From og To. Blokeringen løber fra tidspunktet i From på den første dag til tidspunktet i To på den sidste, nætterne med.
• Én post kan dække op til et år.

Uanset hvor lang den er, er det én post, og ét tryk på Remove giver alle dagene tilbage. Kunderne kan ikke booke den tid online. Kalenderen viser hver dag som blokeret i Day- og Week-visningen. De dage kan ikke trækkes, så vil du ændre datoerne, skal du fjerne posten og tilføje den igen.

Restauranter: antal gæster og et bord ved bookinger over telefonen

Når en gæst ringer, så book gæsten fra New booking, eller træk hen over kalenderen og vælg Book a reservation. For restauranter spørger formularen nu om Party size. Den starter ved 2, som på din bookingside. Andre typer virksomheder ser den samme formular som før.

Kræver ydelsen et bord, følger de tider, der bliver tilbudt, selskabets størrelse. Lad os sige, at alle borde, der er store nok til fire, er optaget klokken syv, men at et bord til to er ledigt. Så bliver klokken syv tilbudt til et par, men ikke til et selskab på fire.

Der kommer også en Table-liste. Den viser kun de borde, ydelsen bruger, og et bord, der er for lille til selskabet, kan ikke vælges. Lader du den stå på Any table that fits, får selskabet det mindste ledige bord, der er plads nok ved. Er det bord, du vælger, optaget på det tidspunkt, får selskabet i stedet det mindste ledige bord, der passer.

Logins til receptionen, der kan booke

En person i din reception tager måske imod bookinger hele dagen uden at have brug for resten af administrationen. Sådan sætter du det op.

Gå til Team. Under Who can sign in udfylder du Give someone a login, vælger rollen Staff og trykker på Add login. Åbn derefter Role permissions, slå Edit the calendar til for Staff, og tryk på Save changes. Staff ser som standard kun deres egne aftaler, så du vil som regel også have See everyone's calendar slået til. Kun ejeren kan ændre de indstillinger, og hver kontakt gælder for alle med den rolle.

Et Staff-login med Edit the calendar kan booke kunder, der ringer, flytte og ombooke bookinger, blokere tid, tjekke kunder ind og rette bookinger. Det virker også den anden vej. Slår du den fra for en rolle, også Admin, kan den rolle ikke længere ændre i kalenderen.

Et login uden den ser View only i kalenderen, og bookingpanelet viser ikke de knapper, det ikke kan bruge. Siden New booking forklarer, hvorfor det ikke kan booke, og hvem man skal spørge.

Din kalender skal vise, hvad der rent faktisk sker i lokalet, ikke kun hvad der blev planlagt i sidste uge.

Ud over de kontakter til rollerne er der ikke noget nyt at sætte op. Næste gang en kunde kommer ind ad døren, så tryk på kundens booking og derefter på Check in.