Nu hører din venteliste om mere end aflysninger

Et hul i din dag kan komme af mere end en aflysning. En kunde flytter sin booking til torsdag. En anden booker online og betaler aldrig depositummet. En tredje ringer og melder afbud til i eftermiddag, og du markerer en udeblivelse. Indtil nu var det kun en aflysning, der af sig selv sendte tilbud ud til din venteliste. Nu gør alle de her det.

Fire måder, en ledig tid når frem til din liste på

Bookatu tilbyder tiden til din venteliste, når:

• En booking bliver aflyst, af dig, dit team eller kunden.
• En booking bliver flyttet, af dig eller af kunden online. Det tæller også at flytte den til en anden medarbejder på samme tidspunkt.
• Depositummet for en onlinebooking bliver aldrig betalt. Én gang om dagen frigiver Bookatu de ubetalte reservationer.
• Du trykker på Mark no-show, før aftalen starter.

For hver ledig tid leder Bookatu efter ventende kunder, der har bedt om den ydelse eller om en hvilken som helst ydelse. Har de opgivet datoer, skal dagen ligge inden for dem. Kunderne bliver rangeret efter, hvad de har brugt hos dig, og står to lige, kommer den, der har ventet længst, først. Op til fem af dem får den ledige tid på mail med et claim-link på ét tryk. Kunder, der har sagt ja til sms, får den også på sms, når sms er sat op og indgår i din plan. Linket virker i op til seks timer, og den første, der tager tiden, får den.

Kun ledige tider, som en kunde rent faktisk kan booke

Før noget bliver sendt, tjekker Bookatu den ledige tid, som din bookingside ville gøre. Den skal stadig ligge forude, ligge inden for dine åbningstider og være helt fri. Den skal også passe med dine indstillinger for Minimum notice og Book up to under Booking rules i Settings. En booking, der bliver skubbet et kvarter senere, dækker stadig en del af sin gamle tid, så ingen får besked.

En ledig tid inden for din Minimum notice bliver altså ikke tilbudt, for ingen ville heller kunne booke den på din side. Automatiske tilbud gælder også kun ydelser med én kunde ad gangen, ikke pladser på et hold.

Mere end én chance til hver kunde

En kunde, der ikke tager en ledig tid, bliver nu på listen til den næste. Det samme gør en kunde, der trykkede et øjeblik efter, at en anden havde taget den. Hver kunde får højst 3 automatiske tilbud og aldrig den samme ledige tid to gange.

På siden Waitlist viser kundens kort et mærke som Offered 1 of 3, og hvornår den seneste ledige tid blev sendt. Efter det tredje står der automatic offers used up. Du kan stadig trykke på Offer a slot for selv at skrive til kunden, og de beskeder tæller ikke med i de 3.

Mails og sms'er med automatiske tilbud viser nu klokkeslættet ud over datoen, med din tidszone.

En liste, der rydder op af sig selv

En kunde bliver på listen, indtil kunden booker, eller den sidste dato er passeret. Efter den dato forsvinder kunden fra siden Waitlist og får ikke flere tilbud.

Bookatu matcher også hver ventende kunde med din kundeliste, først på mail og derefter på telefonnummer. Så stamkunder, der skriver sig på via din offentlige formular, viser nu deres mærke for samlet forbrug, og det, de har brugt, tæller med, når en ledig tid bliver tilbudt.

Når en matchet kunde har en bekræftet booking af den ydelse, kunden bad om, inden for sine datoer, kommer kunden af listen som booket. Har kunden bedt om en hvilken som helst ydelse, tæller enhver booking, og det er lige meget, hvem der lavede den. En booking, der stadig venter på sit depositum, tæller ikke, før det er betalt. Mark booked og Remove virker som før.

Gentagne bookinger, der tjekker din kalender

En serie af faste aftaler booker flere besøg på én gang, så en konflikt er let at overse. Du sætter en op fra kortet See you again? på en booking eller ved at sætte flueben ved Repeat this appointment på siden New booking. Begge tjekker nu hvert gentaget besøg mod dine åbningstider og pauser, lukkedage, medarbejderens fridage, blokeret tid, andre bookinger og det mellemrum, du holder mellem dem, og ledige lokaler.

Derefter vælger du, hvad en konflikt betyder, under If a visit clashes på kortet eller If a repeat clashes i formularen:

• Book it anyway and flag it. Det er standardvalget, fordi du vælger de tider med vilje. Besøget viser Booked, clashes med begrundelsen. Den eneste undtagelse er et besøg, der starter på præcis samme tidspunkt som en anden booking hos den samme medarbejder. Den dato bliver sprunget over.
• Skip it. Datoen bliver udeladt, og listen siger hvorfor.

Begrundelserne er enkle, for eksempel Closed that day eller No free room then. Opsummeringen beder dig også tjekke markerede besøg i kalenderen.

Ret en hel serie på én gang

Hvert besøg, serien har booket, har et Part of a standing series-kort. Det tilbyder nu:

• End the series after this appointment. Senere besøg bliver aflyst, og serien slutter.
• Cancel all remaining appointments. Alle besøg, der stadig ligger forude, bliver aflyst, også når du starter fra en tidligere booking.
• Change the time of upcoming appointments. Vælg en New time og enten This appointment and the later ones eller Every upcoming appointment. Datoerne forbliver de samme, og kunden får besked om hver ny tid.

Ved en flytning hedder valgene ved en konflikt Move it anyway and flag it eller Leave it where it is. Vil du afslutte eller aflyse, bliver du bedt om at bekræfte først. Hver ledig tid går til din venteliste efter de samme regler som enhver anden ledig tid.

Ordlyden følger din type virksomhed, så du kan se session, class eller reservation i stedet for appointment. Kun roller med Edit the calendar slået til, under Role permissions på siden Team, ser de knapper.

Et hul i kalenderen er kun tabt, hvis ingen hører om det.

Det, du skal gøre nu

Der er ikke noget nyt at slå til. Nogle kunder, der fik sendt et tilbud før denne ændring, kan dukke op igen på din Waitlist-side. De kan få ledige tider tilbudt igen, fordi et tilbud ikke længere tager nogen af listen. Tryk på Remove for dem, der ikke længere har brug for en plads.