Mějte své rezervace v Google Calendar, Outlooku nebo Apple Calendar

Vaše rezervace žijí v Bookatu. Zbytek vašeho dne žije v kalendáři v telefonu: cesta s dětmi do školy, návštěva dodavatele, zubař. Nová stránka Calendar sync dá vaše rezervace i do tohoto kalendáře, na každém zařízení, které používáte.

Dvě cesty

První je soukromý odkaz, který jednou přidáte do Outlooku, Microsoft 365, Apple Calendar nebo Google Calendar. Druhá je pro uživatele Google: svůj Google Calendar připojíte napřímo a Bookatu do něj přidává vaše nové rezervace. V Google použijte jedno, nebo druhé, jinak se každá rezervace ukáže dvakrát. Skupinové lekce a workshopy nezahrnuje ani jedna z cest.

Kde to najdete

• Settings: Calendar sync najdete pod Grow.
• Stránka Team: když upravujete člena týmu, odkazuje na Calendar sync sekce Google Calendar.
• Seznam rezervací: zaměstnanci najdou nahoře tlačítko Calendar sync, vedle Calendar a New booking. V salonu, spa nebo na klinice se tento seznam jmenuje Appointments.

Stránku Calendar sync může otevřít každý, kdo se může přihlásit do vaší administrace. Praktikanti s rolí Trainee zůstávají u svého seznamu úkolů.

Váš vlastní odkaz na kalendář

Pod Your calendar klepněte na Create my calendar link. Nový odkaz se ukáže jen jednou, tak si ho hned zkopírujte. Bookatu si nechává jen jeho nečitelný otisk, ne samotný odkaz, takže ho znovu ukázat nejde. Když ho ztratíte, klepněte na Get a new link. Pak ho přidejte do své kalendářové aplikace:

• iPhone, iPad nebo Mac: když se odkaz objeví, klepněte na Open in Apple Calendar. Nebo na Macu otevřete aplikaci Kalendář, v nabídce Soubor zvolte nové odebírání kalendáře a odkaz vložte.
• Google Calendar: na počítači klikněte na + vedle Další kalendáře, zvolte Z adresy URL a odkaz vložte. Ukáže se i v telefonu.
• Outlook a Microsoft 365: v Outlooku na webu zvolte Přidat kalendář, pak odběr z webu a odkaz vložte.

Váš kalendář pak ukáže rezervace od posledních sedmi dnů až 180 dní dopředu. Ukáže i váš blokovaný čas a dny, kdy má zavřeno celý podnik. Rezervace, která čeká na potvrzení, je označená jako předběžná. Zrušené rezervace a nedostavení z něj zmizí. Když se rezervace přesune nebo ji převezme kolega, kalendář se tomu přizpůsobí.

Google a Outlook kontrolují odebíraný odkaz jednou za několik hodin, takže nové rezervaci může chvíli trvat, než se objeví.

Co odkaz prozradí o vašich klientech

Kalendářová aplikace kopíruje, co v ní je, na každé zařízení a do každého účtu, se kterým se synchronizuje. Odkaz proto říká co nejméně: službu a křestní jméno klienta. Žádné příjmení, e-mail, telefonní číslo, poznámky ani cenu. Každá rezervace nese také svůj kód a odkaz na ni v Bookatu, který se otevře jen tomu, kdo je přihlášený do vaší administrace.

Nechte si odkaz pro sebe

Kdo má odkaz, může ten kalendář číst, takže s ním zacházejte jako s heslem. Pokud unikne, klepněte na Get a new link a starý okamžitě přestane fungovat. Pokud ho chcete zastavit úplně, klepněte na Turn off a potvrďte tlačítkem Yes, turn it off. Kalendáře, které ten odkaz používají, se přestanou aktualizovat.

Stránka také ukazuje, kdy který odkaz vznikl a kdy si ho kalendářová aplikace naposledy načetla. Když někoho z týmu odeberete, přestane fungovat i jeho odkaz.

Připojte si vlastní Google Calendar

Pokud máte všechno v Google, odkaz můžete přeskočit. Ve stejné sekci Your calendar klepněte na Connect my Google Calendar a přihlaste se do Google. Vrátíte se rovnou na Calendar sync. Od té chvíle jdou nové rezervace rovnou do vašeho hlavního kalendáře v Google. Pokud rezervace vyžaduje zálohu, přijde tam až po jejím zaplacení. Když se rezervace přeloží nebo zruší, Bookatu ji přesune nebo odebere.

Lidé s rolí Staff to teď zvládnou sami, ale jen pro svůj vlastní kalendář. Připojení kalendáře kolegy se pořád dělá na stránce Team a vyžaduje Manage the business, které majitelé a administrátoři mají ve výchozím nastavení. Disconnect vaše připojení odebere a zároveň zruší přístup Bookatu i na straně Google.

Funguje to jedním směrem

Obě možnosti posílají rezervace z Bookatu do vašeho kalendáře. Zpátky nic neputuje. Když si v Google přidáte návštěvu u zubaře, Bookatu ji nevidí a ten čas se pořád dá zarezervovat. Ani přesunutí nebo smazání události v kalendářové aplikaci rezervaci nezmění. Čas, kdy pracovat nemůžete, je pořád potřeba zablokovat v Bookatu, přes Block time na stránce Calendar. Blokování času vyžaduje Edit the calendar v Role permissions, které majitelé a administrátoři mají ve výchozím nastavení.

Kdo co vidí

Calendar sync se řídí vašimi Role permissions, které majitel nastavuje ze stránky Team. Většinu rozhodují dvě nastavení: See everyone's calendar a Manage the business. Majitelé a administrátoři mají ve výchozím nastavení obě. Role Staff nemá ani jedno.

• Každý se stará o svůj odkaz a své připojení ke Google.
• Sekce Whole business vyžaduje obě nastavení. Její odkaz dá rezervace a blokovaný čas všech členů týmu do jednoho kalendáře a u každé rezervace ukáže, u koho je. Hodí se na obrazovku na recepci.
• Sekce Team links vyžaduje také obě. Vytvořte odkaz pro někoho bez přihlášení, nebo vypněte odkaz, který unikl. Každý řádek ukazuje, jestli má ten člověk připojený Google.

Dashboard i seznam rezervací se také řídí vašimi Role permissions. Bez See everyone's calendar vidí člověk jen své vlastní rezervace. Bez See analytics & earnings nevidí žádné peníze: žádné tržby, žádné ceny, žádný graf příjmů. Stahování přehledů, produktů a zásob vyžaduje Export data.

Odkaz nese právě tolik, abyste rezervaci poznali na první pohled. Všechno ostatní zůstává za vaším přihlášením.

Chcete to vyzkoušet? Otevřete Calendar sync, klepněte na Create my calendar link a přidejte odkaz do telefonu. Pokud podnik vedete, klepněte pod Whole business také na Create the business link, pro recepci.