Z kalendáře zapíšete příchod klienta, upravíte rezervaci i zablokujete volno

Většina pracovního dne se odehrává v kalendáři. Přijde klient. Ze zastřižení se stane střih s barvou. Někdo potřebuje příští týden volno. Tahle novinka je právě o takových chvílích.

Příchod klienta zapíšete v kalendáři

Když klient dorazí, klepněte na stránce Calendar na jeho rezervaci a stiskněte Check in. Panel pak ukáže Checked in a čas. Chybné klepnutí vrátíte tlačítkem Undo check-in.

Kalendář teď ukazuje, kdo už je na místě. Zobrazení Day dá před čas a jméno malou fajfku a zobrazení Week ukáže u rezervace Checked in. Stejná tlačítka najdete v kartě Actions, když rezervaci otevřete přes Full details.

Zápis příchodu jen zaznamená čas. Nemění stav, neposílá klientovi e-mail a nesahá na zálohu. Když na něj klepnou dva lidé, platí první čas. Funguje u čekajících, potvrzených i dokončených rezervací, ale ne u zrušených rezervací ani u nedostavení.

Úprava rezervace po objednání

Plány se mění, když už klient sedí v křesle. Masáž se protáhne, nebo se na místě domluvíte na nové ceně. Otevřete rezervaci přes Full details a v kartě Actions stiskněte Edit booking. Změnit můžete:

• Service. Služba si přinese vlastní délku a cenu, stejnou, jakou by dostala nová rezervace.
• Length (minutes). Formulář ukáže nový čas konce.
• Service price. To je cena před slevou, bez doplňků.

Čas začátku, člověk i klient zůstávají, jak jsou. Pokud chcete rezervaci přesunout, použijte Reschedule.

Doplňky na účtu zůstanou. Procentní sleva se znovu spočítá z nové ceny a pevná sleva zůstane stejná. Nový součet vidíte ještě před uložením a nikdy nemůže klesnout pod to, co už klient zaplatil.

Pokud by změna zasáhla do další rezervace toho člověka, do blokovaného času, přestávky nebo zavírací doby, nejdřív dostanete varování. Pokud vám to nevadí, stiskněte Save anyway. U místností a stolů je to jinak. Pokud jsou v tu dobu už zabrané jinou rezervací, změna se odmítne.

Každá úprava přidá do Internal notes u rezervace řádek o tom, co se změnilo a kdo to udělal. Aktualizuje se i připojený Google Calendar. Klientovi žádný e-mail nepřijde, takže pokud se změnila cena, řekněte mu to.

Edit booking se nabízí u čekajících a potvrzených rezervací, ale ne ve chvíli, kdy se záloha ještě platí online. Aby mohla role zadat vlastní cenu, potřebuje navíc oprávnění Refund orders.

Celé volno zablokujete najednou

Karta Blocked times pod kalendářem má teď First day a Last day. Vyberte Who (jednoho člověka nebo Everyone) a stiskněte Block time.

• Zaškrtněte All day a zablokujete celé dny, od půlnoci do půlnoci, v časovém pásmu vašeho podniku.
• Nebo nastavte From a To. Blokace platí od času From prvního dne do času To posledního dne, včetně nocí.
• Jeden záznam může pokrýt až rok.

Ať je blokace jakkoli dlouhá, je to jeden záznam a jedno Remove vrátí všechny dny zpátky. Klienti si tento čas online nezarezervují. Kalendář ukazuje každý zablokovaný den v zobrazení Day i Week. Tyto dny nejdou přetáhnout, takže pokud chcete změnit data, záznam odeberte a přidejte znovu.

Restaurace: počet hostů a stůl u telefonických rezervací

Když host zavolá, objednejte ho přes New booking, nebo táhněte přes kalendář a zvolte Book a reservation. U restaurací se formulář teď ptá na Party size. Začíná na 2, stejně jako na vaší rezervační stránce. Ostatní typy podniků vidí stejný formulář jako dřív.

Pokud služba potřebuje stůl, nabízené časy se řídí velikostí skupiny. Řekněme, že v sedm jsou obsazené všechny stoly pro čtyři, ale stůl pro dva je volný. Pak se čas v sedm nabídne dvojici, ale čtyřčlenné skupině ne.

Objeví se také seznam Table. Ukazuje jen stoly, které daná služba používá, a stůl, který je na skupinu malý, nejde vybrat. Když ho necháte na Any table that fits, skupina dostane nejmenší volný stůl, u kterého se všichni usadí. Pokud je stůl, který vyberete, v tu dobu obsazený, dostane skupina místo něj nejmenší volný stůl, který stačí.

Přihlášení pro recepci, které umí rezervovat

Člověk na recepci možná celý den přijímá rezervace, ale zbytek administrace nepotřebuje. Takhle to nastavíte.

Jděte do Team. Pod Who can sign in vyplňte Give someone a login, zvolte roli Staff a stiskněte Add login. Pak otevřete Role permissions, zapněte pro Staff Edit the calendar a stiskněte Save changes. Role Staff ve výchozím stavu vidí jen své vlastní termíny, takže obvykle budete chtít zapnout i See everyone's calendar. Tato nastavení může měnit jen majitel a každý přepínač platí pro všechny s danou rolí.

Přihlášení Staff s Edit the calendar může objednávat klienty po telefonu, přesouvat a překládat rezervace, blokovat čas, zapisovat příchody klientů a upravovat rezervace. Funguje to i obráceně. Když to některé roli vypnete, a to i roli Admin, ta role už kalendář měnit nemůže.

Přihlášení bez tohoto oprávnění vidí v kalendáři View only a panel rezervace vynechá tlačítka, která nemůže použít. Stránka New booking vysvětlí, proč rezervovat nemůže a koho se zeptat.

Kalendář by měl ukazovat, co se u vás opravdu děje, ne jen to, co se naplánovalo minulý týden.

Kromě přepínačů u rolí není co nového nastavovat. Až příště přijde klient, klepněte na jeho rezervaci a stiskněte Check in.