Vaše čekací listina se teď dozví o víc než jen o zrušeních

Mezera ve dni nemusí vzniknout jen zrušením. Klient si rezervaci přesune na čtvrtek. Někdo se objedná online a zálohu nikdy nezaplatí. Klient zavolá, že odpoledne nedorazí, a vy označíte nedostavení. Až dosud se nabídky lidem z čekací listiny rozesílaly samy jen po zrušení. Teď se rozesílají po všech těchto událostech.

Čtyři cesty, jak se uvolněný čas dostane na listinu

Bookatu nabídne čas vaší čekací listině, když:

• Rezervaci zrušíte vy, váš tým nebo klient.
• Rezervaci přesunete vy, nebo ji online přesune klient. Počítá se i přesun k jinému členovi týmu ve stejný čas.
• Záloha u online rezervace se nikdy nezaplatí. Jednou denně Bookatu tyto nezaplacené rezervace uvolní.
• Klepnete na Mark no-show ještě předtím, než termín začne.

Ke každému volnému termínu Bookatu hledá čekající klienty, kteří chtěli tuhle službu, nebo jakoukoli službu. Pokud zadali data, musí den spadat mezi ně. Seřadí je podle toho, kolik u vás utratili, a při shodě má přednost ten, kdo čeká déle. Až pěti z nich přijde volný termín e-mailem s odkazem, kterým si ho jedním klepnutím zaberou. Klienti, kteří souhlasili se SMS, ho dostanou i v SMS, pokud máte SMS nastavené a váš tarif je zahrnuje. Odkaz platí až šest hodin a čas dostane ten, kdo si ho zabere první.

Jen termíny, které si klient opravdu může zarezervovat

Než cokoli odejde, Bookatu uvolněný čas zkontroluje tak, jak by to udělala vaše rezervační stránka. Čas musí být ještě v budoucnu, v otevírací době a úplně volný. Musí také odpovídat nastavení Minimum notice a Book up to v Settings, Booking rules. Rezervace posunutá o patnáct minut později pořád zabírá část svého starého času, takže se nikomu nic nepošle.

Volný termín uvnitř vašeho Minimum notice se tedy nenabídne, protože by si ho na vaší stránce stejně nikdo zarezervovat nemohl. Automatické nabídky se navíc týkají jen individuálních služeb, ne míst ve skupinové lekci.

Víc než jedna šance pro každého klienta

Klient, který volný termín nevezme, teď zůstává na listině pro další. Stejně tak klient, který klepl chvilku poté, co si termín zabral někdo jiný. Každý klient dostane nejvýš 3 automatické nabídky a nikdy dvakrát tentýž volný termín.

Na stránce Waitlist ukazuje jeho karta štítek jako Offered 1 of 3 a kdy mu odešel poslední volný termín. Po třetí nabídce stojí na kartě automatic offers used up. Pořád můžete klepnout na Offer a slot a napsat mu sami. Tyto zprávy se do těch 3 nepočítají.

E-maily a SMS s automatickými nabídkami teď kromě data uvádějí i čas, s vaším časovým pásmem.

Listina, která se uklízí sama

Klient zůstává na listině, dokud se neobjedná nebo dokud neuplyne jeho poslední datum. Po tomto datu ze stránky Waitlist zmizí a další nabídky už nedostává.

Bookatu také každého čekajícího klienta spáruje s vaším seznamem klientů, nejdřív podle e-mailu a pak podle telefonního čísla. Stálí klienti, kteří se zapíšou přes váš veřejný formulář, tak teď mají svůj štítek s celkovou útratou. A to, kolik utratili, se počítá i při nabízení volného termínu.

Jakmile má spárovaný klient potvrzenou rezervaci na službu, o kterou žádal, a to v rámci svých dat, zmizí z listiny jako objednaný. Pokud chtěl jakoukoli službu, počítá se jakákoli rezervace a nezáleží na tom, kdo ji vytvořil. Rezervace, která ještě čeká na zálohu, se nepočítá, dokud není zaplacená. Mark booked a Remove fungují jako dřív.

Opakované rezervace, které si zkontrolují váš kalendář

Pravidelná série zarezervuje několik návštěv najednou, takže se kolize snadno přehlédne. Založíte ji z karty See you again? u rezervace, nebo zaškrtnutím Repeat this appointment na stránce New booking. Obojí teď každou opakovanou návštěvu zkontroluje proti otevírací době a přestávkám, zavřeným dnům a volnu člena týmu. Zkontroluje i blokovaný čas, ostatní rezervace a mezeru, kterou mezi nimi držíte, a také volné místnosti.

Pak si vyberete, co kolize znamená, pod If a visit clashes na kartě nebo pod If a repeat clashes ve formuláři:

• Book it anyway and flag it. To je výchozí volba, protože tyto časy vybíráte záměrně. Návštěva ukáže Booked, clashes i s důvodem. Jedinou výjimkou je návštěva, která začíná přesně ve stejnou chvíli jako jiná rezervace u stejného člena týmu. Takové datum se vynechá.
• Skip it. Datum se vynechá a seznam řekne proč.

Důvody jsou psané jednoduše, třeba Closed that day nebo No free room then. Souhrn vás také požádá, ať si označené návštěvy zkontrolujete v kalendáři.

Celou sérii změníte najednou

Každá návštěva, kterou série zarezervovala, má kartu Part of a standing series. Ta teď nabízí:

• End the series after this appointment. Pozdější návštěvy se zruší a série skončí.
• Cancel all remaining appointments. Zruší se každá návštěva, která ještě přijde, i když začnete od minulé rezervace.
• Change the time of upcoming appointments. Vyberte New time a buď This appointment and the later ones, nebo Every upcoming appointment. Data zůstanou stejná a klient se o každém novém čase dozví.

U přesunu zní volba pro kolize Move it anyway and flag it, nebo Leave it where it is. Ukončení nebo zrušení si nejdřív vyžádá vaše potvrzení. Každý uvolněný čas jde na vaši čekací listinu podle stejných pravidel jako jakýkoli jiný volný termín.

Znění se řídí typem vašeho podniku, takže místo appointment můžete vidět session, class nebo reservation. Tato tlačítka vidí jen role se zapnutým Edit the calendar v Team, Role permissions.

Mezera v kalendáři je ztracená, jen když se o ní nikdo nedozví.

Co teď udělat

Nic nového zapínat nemusíte. Někteří klienti, kterým odešla nabídka ještě před touto změnou, se možná znovu objeví na stránce Waitlist. Volné termíny jim jde nabídnout znovu, protože nabídka už nikoho z listiny neodebírá. U každého, kdo místo už nepotřebuje, klepněte na Remove.