Určete, kdo dělá kterou službu, a dejte každému vlastní pracovní dobu

Ve většině týmů nejsou lidé zaměnitelní. Vaše koloristka dělá barvy, nejnovější kadeřnice zatím nedělá prodlužování a jedna terapeutka má ve čtvrtek pozdní směnu. Vaše rezervační stránka by to měla vědět, aby nikoho nenabízela na službu, kterou nedělá, nebo na čas, kdy tam není.

Určete, kdo službu dělá

V administraci otevřete Services a klepněte na službu, kterou chcete upravit. Podle typu podniku se tahle položka v menu může jmenovat jinak, třeba Treatments, Sessions nebo Classes. Hned nad přepínačem Available online je nová otázka Who can do this service:

• Everyone on the team. Kdokoli, kdo přijímá rezervace, včetně lidí, které přidáte později. Nové služby začínají právě touto volbou.
• Only the people I choose. Zaškrtněte, kdo službu dělá, a klientům, kteří se objednávají online, se nabídnou jen tito lidé.

Pak klepněte na Save changes. Když nezaškrtnete nikoho, formulář vás požádá, ať vyberete aspoň jednoho člověka, nebo zvolíte Everyone on the team. Služby, které běží jako skupina v pevných časech, a doplňky tuhle otázku nemají. Skupinovou lekci vede vždy ten, kdo je přiřazený ke konkrétnímu termínu, a doplněk se vždycky rezervuje spolu s něčím dalším.

Nebo to určete u člověka

Otevřete Team, klepněte na tužku na něčí kartě a pod Services this person does zaškrtněte, co dělá. Hodí se to, když někdo nastoupí nebo se naučí nové ošetření.

Když odškrtnete službu, kterou dělají všichni, zbytku týmu zůstane. Karta ale nedovolí, aby služba zůstala bez jediného člověka, který přijímá rezervace. Pokud by k tomu změna vedla, karta službu jmenuje a požádá vás, ať nejdřív u služby určíte, kdo ji dělá, nebo ji necháte zaškrtnutou. Dokud se to nevyřeší, nic z karty se neuloží.

Jakmile má služba vlastní seznam, člověk, kterého přidáte později, na něm není, dokud ji nezaškrtnete na jeho kartě nebo ho nevyberete u služby. Karta nového člověka má od začátku zaškrtnuté všechny služby, které dělají všichni.

Kdo co dělá, na první pohled

V seznamu Services má služba omezená na některé lidi štítek, který začíná slovem Only a za ním následují jejich jména. Když na jejím seznamu nezbyl nikdo, u koho se dá objednat, třeba protože byli všichni odebráni z týmu, štítek říká Nobody bookable. Na stránce Team každá karta uvádí All services nebo počet, třeba 3 of 8 services. Kdo má vlastní týden, má štítek Own hours.

Dejte každému vlastní pracovní dobu

Na kartě kteréhokoli člověka teď najdete vedle Working hours přepínač Own hours. Když je vypnutý, objednává se ten člověk v zaškrtnuté dny v otevírací době podniku, stejně jako dřív. Když ho zapnete, ze zaškrtnutých dnů se stane celý týden ve stejném editoru, jaký používáte pro Opening hours v Settings.

Týden začne jako otevírací doba podniku ve dnech, kdy už ten člověk pracuje, takže měníte jen to, co je jinak. Každý den má vlastní přepínač Open, začátek a konec. Copy přenese hodiny jednoho dne na další dny. Dny, které zapnete, se stanou jeho pracovními dny.

V tyto dny jeho hodiny nahradí hodiny podniku. Může začínat dřív, než otevíráte, končit po zavírací době nebo pracovat v den, kdy máte běžně zavřeno, a nikomu jinému se časy nepohnou. Když později změníte Opening hours, jeho týden zůstane, jak je.

Jedna přestávka denně

U otevřeného dne klepněte na + Break a přestávku přidáte. Ukáže se jako Closed mezi dvěma časy. Pokud podnik zavírá na oběd, začne jeho týden se stejnou přestávkou a vy ji můžete posunout nebo odebrat jen jemu. Vaše rezervační stránka nenabídne čas, který by do ní zasahoval. Pokud přestávka nedává smysl, den napíše, co je špatně a jak to opravit, a karta se neuloží, dokud to neopravíte. Když chcete někoho vrátit na hodiny podniku, vypněte Own hours.

Kde se jeho hodiny počítají

Vlastní hodiny používá všechno tohle:

• Vaše rezervační stránka. Jeho časy začínají jeho vlastním začátkem a jdou po krocích podle Slot interval v Settings. Při 30 minutách dá začátek v 9:15 časy 9:15, 9:45 a tak dál.
• Poslední kontrola ve chvíli, kdy se klient objednává, takže čas uvnitř jeho přestávky se odmítne.
• Časy, které se nabízejí, když vy nebo váš tým objednáváte klienta z administrace.
• Nástroje a AI asistenti, které k Bookatu připojíte.

Doba působení, místnosti a blokovaný čas fungují uvnitř jeho hodin stejně jako vždycky. Jednorázové změny mají pořád přednost. Přetáhněte v kalendáři hodiny podniku pro jedno datum a použijte změnu jen na ten den. Pak se v ten den všichni objednávají uvnitř těchto hodin.

Ke každému jménu tvář

Karta má také pole Photo. Klepněte na Choose file, nebo fotku přetáhněte dovnitř. Pole chce čtvercovou fotku, zhruba 400 × 400, ve formátu PNG, JPG nebo WEBP do 5 MB. Velké fotky se zmenší samy. Fotka se uloží spolu se zbytkem karty.

Klienti fotku uvidí v sekci týmu na vaší úvodní stránce, u jména, pozice a krátkého medailonku každého člověka. Znovu ji uvidí na rezervační stránce, když vybírají, u koho se objednají. U kohokoli bez fotky se ukážou jeho iniciály na jeho barvě z kalendáře.

Pokud chcete sekci týmu skrýt, vypněte v Settings pod What customers see položku Team a klepněte na Save visibility. Pokud se fotka, kterou jste přidali dřív, nezobrazuje, přidejte ji znovu.

Klientovi by se měl nabídnout jen ten, kdo službu opravdu dělá, a jen v čase, kdy tam ten člověk skutečně je.

Ke změně toho, kdo co dělá, nebo něčích vlastních hodin je potřeba oprávnění Manage the business, které majitelé a administrátoři mají od začátku. Nemusíte všechno nastavit najednou. Začněte tím, co na recepci způsobuje nejvíc dohadování.